- メール配信で添付ファイルを送るのは危険かも…
- メリットもあるのでチャレンジしたい気持ちはあるけど、どうしたらいいの?
添付ファイルの使い方を誤ると、開封率が下がったり迷惑メールと見なされたりするリスクがあるので厄介ですよね。
そこで今回は、メール配信サービスでの添付ファイル送信のメリットとデメリットを徹底的に解説します。
- 詳細な情報提供など添付ファイルのメリット
- 開封率低下などの3つのデメリット
- ファイル形式と容量の制限
- 添付ファイル送信時の3つの注意点
メール配信での添付ファイル送信のメリット
- 詳細な情報提供が可能
- 印刷やオフライン閲覧に便利
- トラッキングツールとの連携でデータ収集
詳細な情報提供が可能
添付ファイルを利用することで、メール本文だけでは伝えきれない詳細な情報を提供できます。
例えば、以下のようなケース。
- 製品カタログや価格表などの詳細資料の提供
- 申込書や契約書などの書類の送付
- 調査レポートや白書などの長文コンテンツの共有
印刷やオフライン閲覧に便利
添付ファイルは、受信者が印刷したりオフラインで閲覧したりするのに便利です。
メールの本文は、印刷時にレイアウトが崩れたり、デザインが失われたりする可能性がありますが、添付ファイルなら、元のレイアウトやデザインを維持したまま印刷できます。
また、オフライン環境でも、添付ファイルなら問題なく閲覧できます。
トラッキングツールとの連携でデータ収集
添付ファイルは、トラッキングツールと連携することで、受信者の行動データを収集できます。
例えば、以下のようなデータを取得できます。
- 添付ファイルの開封率
こうしたデータを分析することで、受信者の興味関心や行動パターンを把握すれば、マーケティング施策の改善に役立てることができるでしょう。
添付ファイル送信のデメリット
- 開封率・クリック率の低下
- 迷惑メールフィルターに引っかかるリスク
開封率・クリック率の低下
添付ファイルの存在は、メールの開封率やクリック率を低下させる要因になります。
受信者の中には、以下のような理由で添付ファイルを敬遠する人もいるのです。
- ファイルのダウンロードに時間がかかる
- ファイルを開くのが面倒
- ファイルの内容に興味がない
特に、スマートフォンでメールを閲覧する受信者にとって、添付ファイルは扱いづらい存在。
開封率やクリック率が低下すれば、メールマーケティングの効果も減退してしまいます。
迷惑メールフィルターに引っかかるリスク
添付ファイルの存在は、迷惑メールフィルターに引っかかるリスクがあります。
迷惑メールフィルターには、添付ファイルの有無を判定基準の1つとしているものもあります。
特に、以下のような添付ファイルは要注意です。
- 実行ファイル(.exe, .bat など)
- スクリプトファイル(.js, .vbs など)
- マクロが有効なOffice文書(.doc, .xls など)
こうしたファイルは、ウイルスや不正プログラムの可能性があるとみなされがち。
迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうと、せっかくの配信も無駄になってしまいます。
添付ファイルの形式と容量制限
- テキストファイル(.txt)と画像ファイル(.jpg, .png)が無難
- ファイルサイズは3MB以下が理想
- パスワード付きPDFは開封率低下の原因に
テキストファイル(.txt)と画像ファイル(.jpg, .png)が無難
添付ファイルの形式は、できるだけ汎用性の高いものを選ぶことが大切です。
以下のような形式がおすすめです。
- テキストファイル(.txt)
- 画像ファイル(.jpg, .png)
- PDF(.pdf)
これらの形式なら、多くの環境で問題なく開くことができます。
一方、以下のような形式は避けた方が無難。
- Office文書(.doc, .xls, .ppt)
- 圧縮ファイル(.zip, .rar)
- 動画ファイル(.mp4, .avi)
これらの形式は、開くために専用のアプリケーションが必要な場合があります。
受信者の環境によっては、開けないファイルになってしまう可能性があるのです。
ファイルサイズは3MB以下が理想
添付ファイルのサイズは、できるだけ小さくすることが重要です。
理想的なファイルサイズは、3MB以下。
3MBを超えるファイルは、以下のようなデメリットがあります。
- ダウンロードに時間がかかる
- メールサーバーによっては受信拒否される
- スマートフォンでの閲覧が困難
大容量のファイルを送信したい場合は、ファイル転送サービスの利用を検討しましょう。
メールの本文にダウンロード用のリンクを記載する方法です。
パスワード付きPDFは開封率低下の原因に
パスワード付きのPDFファイルは、セキュリティ面では優れていますが、開封率を下げる要因にもなります。
パスワードの入力が面倒で、開くのを諦める人も結構います。
パスワード付きPDFの添付は、本当に必要な場合に限定するのが賢明。
添付ファイルを送信する際の3つの注意点
- 必要最低限のファイルに絞る
- リンクでの代替を検討する
- ウイルスチェックを徹底する
必要最低限のファイルに絞る
添付ファイルは、必要最低限の数に絞ることが大切です。
多くの添付ファイルは、受信者の負担になるだけでなく、スパム判定の材料にもなりかねません。
本当に必要なファイルだけに絞り込むことが重要です。
リンクでの代替を検討する
添付ファイルの代わりに、メール本文にURLリンクを記載する方法も有効です。
例えば、以下のようなケースが考えられます。
- 製品カタログなら、WebサイトのPDFへのリンクを記載
- イベントの申込書なら、Webフォームへのリンクを記載
- ホワイトペーパーなら、ダウンロードページへのリンクを記載
リンクなら、受信者が必要な時にアクセスすれば良いので、負担が少なくて済みます。
また、リンクのクリック率を測定することで、受信者の関心度合いを把握することもできます。
ウイルスチェックを徹底する
添付ファイルを送信する前に、必ずウイルスチェックを行いましょう。
ウイルスに感染したファイルを誤って送信してしまうと、取り返しのつかない事態になりかねません。
信頼できるウイルス対策ソフトを使って、添付ファイルを入念にチェックすることが大切です。
まとめ
本記事では、メール配信サービスでの添付ファイル送信について解説しました。
添付ファイルの送信は、慎重に検討し、十分な注意を払って行うことが大切です。
メリットとデメリットを理解した上で、状況に応じて適切な判断を下しましょう。
また、セキュリティ対策を怠らず、受信者の安全を第一に考えることが重要です。
本記事の内容を参考に、効果的かつ安全な添付ファイルの送信を行っていただければと思います。